|
|
|
Päällekkäisisiä tehtäviä
Perinteisessä kirjanpidossa tehdään usein päällekkäistä työtä, jolta vältytään verkkokirjanpidossa.
- Esimerkki 1: Yrityksen maksettavaksi tuleva ostolasku
- Perinteinen toiminta: Lasku kirjataan verkkopankkiin ja maksetaan. Sen jälkeen kirjanpitäjä kirjaa saman laskun kirjanpitojärjestelmään.
- Verkkokirjanpito: Lasku kirjataan ProCountoriin, jossa se voidaan myös maksaa. Lasku kirjautuu automaattisesti myös kirjanpitoon.
- Esimerkki 2: Yrittäjä lähettää laskun asiakkaalleen.
- Perinteinen toiminta: Yrittäjä kirjoittaa laskun. Hän lähettää laskun asiakkaalle. Kopion laskusta hän toimittaa kirjanpitäjälle, joka puolestaan kirjaa laskun kirjanpitoon.
- Verkkokirjanpito: Yrittäjä tekee laskun ProCountorilla. Laskun lähettäminen ja kirjaus kirjanpitoon tapahtuvat samalla kertaa. Valittavissa on sähköinen laskutus, verkkolaskutus ja paperilaskutus.
- Esimerkki 3: asiakkuudenhallinta eli CRM (customer relationship management)
- Perinteinen toiminta: Asiakasrekisteri, myyntireskontra, ja kirjanpito ovat erillään.
- Verkkokirjanpito: ProCountorilla voidaan hoitaa asiakasrekisteriä, CRM-tietoja, tuoterekisteriä, laskutusta ja maksujen seurantaa. Tilausten, laskutuksen ja maksujen tiedot päivittyvät samalla sekä kirjanpitoon että asiakasrekisteriin.
|
Overlapping tasks
Traditional accounting means often overlapping tasks which can be avoided in online accounting.
- Example 1: Incoming purchase invoice
- Traditional way: The invoice is entered into an online bank for paying. Thereafter accountant enters it into the accounting system.
- Online accounting: The invoice is entered into ProCountor. Payment can be settled in ProCountor. The invoice is automatically registered into the accounting.
- Example 2: An entrepreneur sends invoices to clients.
- Traditional way: An entrepreneur makes invoices. Invoices are sent to the clients and copies of invoices are sent to the accountant. The accountant registers the invoices into the accounting.
- Online accounting: An entrepreneur makes invoices with ProCountor. Sending invoices and registering them into the accounting happens at the same time.
- Example 3: Customer Relationship Management (CRM)
- Traditional way: Customer register, accounts receivable and general ledger accounting are kept separately.
- Online accounting: With ProCountor you can take care of customer files, CRM data, product files, invoicing and follow-up of payments. Information entered into ProCountor updates your accounting and CRM files at the same time.
|
Kirjanpidon ajantasaisuus
Perinteinen kirjanpito tapahtuu viiveellä:
- Viivettä aiheutuu paperisten tositteiden kierrättämisestä.
- Kirjanpitäjä joutuu odottamaan, että koko kauden tositeaineisto on koossa, ennen kuin kyseisen kauden raportteja voidaan laatia ja tulostaa.
- Perinteisellä tavalla tuotetut kirjanpidon raportit ovat käytännössä yleensä vähintään kuukauden vanhoja.
Verkkokirjanpidossa päästään ajantasaiseen talouden seurantaan:
- Asioita hoitavat henkilöt voivat itse kirjata liiketapahtumat ProCountoriin, jolloin kirjaukset saadaan pidettyä ajantasalla.
- Yrityksen vastuuhenkilöt näkevät ProCountorista jatkuvasti ajantasaisen tilanteen. Asiakastiedot, tilaukset, lähetetyt laskut, avoimet laskut, maksetut laskut, myyntien määrät, maksetut palkat jne näkyvät järjestelmässä sitä mukaa, kuin niitä kirjataan.
- ProCountorista saa joustavasti erilaisia ajantasaisia raportteja: kirjanpitoraportteja, myyntiraportteja, CRM-raportteja jne.
- Verkkokirjanpidossa voidaan hoitaa myös laskujen tarkistus- ja hyväksymiskierrätykset. Perinteiseen paperien kierrätykseen verrattuna ProCountor tekee työn nopeammaksi ja halvemmaksi.
|
Delay or up to date
Traditional accounting happens always with some delay:
- Delay is caused by rotation of papers.
- An accountant must get all the papers of the period before producing and printing accounting reports.
- The delay in accounting reports is usually at least one month.
In online accounting you get up-to-date accounting:
- People in charge can enter the business transactions into ProCountor directly so that accounting entries are up to date.
- Those entitled to see accounting reports can see the up-to-date situation whenever. Customer information, orders, sent invoices, outstanding invoices, volume of sales, wages etc can be seen in the system as soon as these are registered into the system.
- With ProCountor you can produce different kinds of up-to-date reports about sales, invoicing, CRM, accounts etc.
- Checking rotations can also be handled in online accounting. This is much faster than traditional rotation of papers.
|
Käyttöliittymä
Perinteisessä kirjanpidossa kierrätetään ja talletetaan tietoa paperilla:
- Paperin käyttö on ainakin alussa helpompaa kuin tietokonejärjestelmän käyttö.
- Paperilla säilytettävät tositteet vievät paljon säilytystilaa.
- Vanhojen tietojen etsiminen paperitositteista voi olla hyvin aikaa vievää ja vaikeaa.
Verkkokirjanpidossa kaikki tositteet ja tiedot talletetaan sähköiseen muotoon:
- Verkkokirjanpidon käyttöönotto edellyttää järjestelmän opettelua. Siihen on kuitenkin saatavana apua sekä kirjanpitäjältä että ProCountorilta.
- Kun tositteet ovat sähköisessä muodossa, ei tarvita tilaa mappien säilyttämiseen.
- Vanhat tiedot löytyvät järjestelmästä helposti useiden eri hakukriteerien avulla.
Perinteinenkin kirjanpito on osittain sähköistä kirjanpitoa, jossa käytetään apuna tietokonetta ja verkkoyhteyksiä, mutta ongelmana ovat erilliset järjestelmät: tietoa joudutaan kirjaamaan useaan kertaan ja tietoa siirretään eri järjestelmien välillä usein paperilla.
Verkkokirjanpidossa käytetään verkkoyhteydellä toimivaa, yhtenäistä taloushallinnon järjestelmää, jolla hoidetaan kaikki taloushallinnon toimet. Verkkoyhteyden kautta käytettävä taloushallinto-ohjelma on ns. pilvipalvelu eli SaaS (Software as a Service). ProCountor on yksi tällaisen palvelun tarjoajista (ASP = Application Service Provider). |
User interface
Traditionally the most common user interface is paper:
- At least in the begining using paper documents is easier than learning to use computerized online system.
- Documents on paper need much space.
- Finding information from paper archives takes often a lot of time.
In online accounting all documents are stored in electronic form:
- You need to study and learn the system before starting with online accounting. Help and guidance is offered by the accountant and by ProCountor.
- Once your documents are in electronic form you do not need storing space for papers.
- Information from the old documents are easy to find with different search criteria.
Even traditional accounting is nowadays computerized and online services are used. However there are separate applications for different purposes. This means that data has to be entered several times and information is often transfered on paper.
Online accounting is based on a single financial administration application which can be used for all financial tasks. It is used through internet. This kind of service is called Software as a Service (SaaS) or cloud service. ProCountor is one of the Application Service Providers in Finland. |
Kustannukset
Perinteinen kirjanpito aiheuttaa turhia kustannuksia:
- Sama tosite joudutaan kirjaamaan useaan kertaan, mikä merkitsee turhaa ylimääräistä työtä.
- Työtunteja kuluu myös hukkuneiden papereiden etsimiseen.
- Tilitoimiston vaihtaminen toiseen on hankalaa, koska uusi tilitoimisto joutuisi kirjaamaan samoja tietoja uudestaan omaan kirjanpitojärjestelmäänsä.
Verkkokirjanpidossa saadaan säästöä:
- Yrityksen henkilöstön perehdyttäminen ProCountorin käyttöön aiheuttaa alussa koulutuskustannuksia, mutta se on kannattava investointi.
- ProCountorin käyttö vähentää kirjanpidon työmäärää, joten tilitoimiston laskut pienenevät.
- ProCountoria käyttävä yritys voi vaihtaa tilitoimistoa melko joustavasti. ProCountoriin perustettu käyttöympäristö ei kuulu tilitoimistolle vaan yritykselle itselleen. Kirjanpidon hoidon voi siirtää kenelle tahansa kirjanpitäjälle, joka on opetellut käyttämään ProCountoria.
|
Expenses
Traditional accounting systems causes expenses that could be avoided:
- Same documents are entered in different systems. This means overlapping work in vain.
- Time is wasted when trying to find lost papers.
- Changing from one accountant firm to another is difficult because the new firm must register some of the old information anew into its accounting system.
Online accounting saves money:
- Learning to use the online accounting system causes some expenses but this is profitable investment.
- Online accounting reduces the amount of work done by the accountant.
- Enterprise using ProCountor can change its accounting firm rather smoothly. The accounting environment in ProCountor belongs to the enterprise, not to the accounting firm. Therefore you can hire any accountant who is able to work with ProCountor.
|
Lue lisää
|
Read more
|
Kotisivu
Hemsidan
Home
